Los antiguos clubes utilizaban un sistema de fichas de papel de lino donde anotaban el nombre botánico, la fecha de recolección, la región de origen y el grado de rareza. Cada sobre se sellaba con cera vegetal y se etiquetaba a mano con tinta ferrogálica, garantizando la trazabilidad de la variedad.

Se empleaba el secado al aire en bandejas de mimbre durante 10–14 días, seguido de un reposo en hornos de baja temperatura (25–30 °C) para eliminar la humedad residual. Luego se almacenaban en sobres de papel de lino con carbón vegetal para absorber la humedad y prevenir hongos.

Los catálogos se ilustraban con acuarelas y grabados al buril sobre papel verjurado. Cada lámina representaba la flor, la hoja y la semilla a escala natural, con anotaciones sobre el hábitat y la época de floración. Estos dibujos eran coloreados a mano por artistas botánicos especializados.

Gracias a estos envíos, especies como la rosa centifolia, el tulipán Rembrandt y la campánula de los Cárpatos se extendieron por toda Europa. Los catálogos postales permitieron que jardineros aficionados accedieran a variedades que antes solo crecían en colecciones privadas o jardines botánicos reales.

Las semillas se envolvían en capas de papel de lino y tela de algodón, dentro de cajitas de madera de tilo. Se añadían hojas secas de lavanda y bolsitas de sal para controlar la humedad. El envío se realizaba en sacos de arpillera para proteger el contenido de la luz y los golpes.

Se consideraba rara aquella semilla que provenía de una región de difícil acceso, que tenía una baja tasa de germinación o que pertenecía a una especie con pocos ejemplares documentados. Los clubes mantenían un “índice de rareza” con cinco niveles, desde “común” hasta “extremadamente raro”, basado en la frecuencia de aparición en los herbarios de la época.